Halten Sie die Stelle mit Fotos und kurzen Videos fest, am besten mit Datum und einer Gesamtaufnahme, die den Raum zeigt. Beschreiben Sie in einem Satz, wann das Problem aufgefallen ist und wie es sich äußert. Bewahren Sie Übergabeprotokoll, Kaufvertrag und Baubeschreibung griffbereit auf; sie sind die Grundlage für jede Meldung. Legen Sie für die Mängel eine eigene Mappe an, in der Sie Datum, Foto, Beschreibung und Kopie des Schreibens ablegen. Lassen Sie sich den Eingang bestätigen, etwa per Einschreiben oder Lesebestätigung, damit der Zeitpunkt der Meldung belegt ist.